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D.O. nº28509 de 29/05/2023
PORTARIA Nº 673/2023/SDPG - Altera a Escala de Plantão das Defensorias Cíveis de Cuiabá, Várzea Grande e Santo Antônio do Leverger
D.O. nº28509 de 29/05/2023

RESOLUÇÃO 010/2023/DPG - Regulamenta o instrumento denominado Plano de Providências de Controle Interno, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso

D.O. nº28509 de 29/05/2023
PORTARIA Nº 674/2023/SDPG - Edital cumulação - Férias (Nobres e Dom Aquino)

RESOLUÇÃO 010/2023/DPG

Regulamenta o instrumento denominado Plano de Providências de Controle Interno, no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso.

A DEFENSORA PÚBLICA - GERAL DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições institucionais, conferidas pela Lei Orgânica da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso (Lei Complementar Estadual n. 146, de 29 de dezembro de 2003), a quem compete expedir ordens e instruções normativas aos órgãos, agentes e servidores da instituição, bem como dirigi-la, superintende-la e coordená-la, promovendo atos da gestão administrativa, em conformidade com seu artigo 11, incisos I e IX;

CONSIDERANDO a necessidade de sistematização de atividades de controle interno;

CONSIDERANDO que o Plano de Providências é instrumento usualmente empregado como forma de correção e alinhamento de atividades em órgãos públicos, a exemplo do que se faz na Controladoria Geral do Estado de Mato Grosso;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer diretrizes que propiciem um meio ágil nas ações de rotinas e o aperfeiçoamento nos trâmites administrativos;

CONSIDERANDO a Lei nº 7. 692, de 1º de julho de 2002, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual e a necessidade de se estabelecer os prazos a serem observados nas fases de planejamento e implementação da medida, a fim de que os processos sejam mais céleres e efetivos quanto à urgência de providências a serem instauradas.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. O instrumento denominado Plano de Providências de Controle Interno (PPCI/DPE/MT), no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso, fica disciplinado por esta Resolução.

Art. 2º. Para os fins de que trata essa Resolução define-se:

I - Plano de Providências de Controle Interno (PPCI/DPE-MT): instrumento utilizado para planejar e acompanhar as ações corretivas destinadas a implementar providências para sanear inconformidades detectadas na execução das atividades administrativas, orçamentárias, financeiras, contábeis, patrimoniais e operacionais.

II - Unidade Executora responsável: unidade administrativa a qual responderá pela execução do plano de providências, prioritariamente.

III - Unidade Executora corresponsável: unidade administrativa a qual responderá de forma conjunta com a Unidade Executora responsável.

IV - Unidade de Controle Interno (UCI): órgão central responsável pela coordenação, supervisão e orientação técnica.

Art. 3º. O PPCI será divido nas seguintes fases:

I - Instauração;

II - Planejamento;

III - Implementação;

IV - Conclusão.

Art. 4º. São objetivos do PPCI:

I - Corrigir ou minimizar falhas advindas de apontamentos dos órgãos de controle externo, unidade de controle interno ou de qualquer outra unidade administrativa que componha o sistema de controle interno da Defensoria Pública;

II - Demonstrar os resultados alcançados através das ações institucionais implementadas que foram adotadas para o cumprimento das recomendações;

III - Readequar rotinas administrativas através de sistematização, padronização, celeridade e tempestividade, visando dar-lhes maior efetividade nas ações cotidianas do trabalho.

IV - Promover a excelência do serviço público prestado, por meio das providências implementadas.

CAPÍTULO II

DA FASE DE INSTAURAÇÃO

Art. 5º. O PPCI será instaurado, por decisão do Defensor Público-Geral, de ofício, quando ciente de inconformidades ou mediante:

I - recomendações de órgãos de controle externo;

II - orientações da Unidade de Controle Interno;

III - de informações de qualquer sistema administrativo do Sistema de Controle Interno.

§ 1º. Por ocasião da instauração do PPCI, o Defensor Público-Geral fixará o respectivo prazo para a conclusão da fase de planejamento e da fase de implementação, que será prorrogável, a seu critério.

§ 2º. Caso não seja fixado prazo nos termos do parágrafo anterior, o prazo para a conclusão da fase de planejamento será de 30 (trinta) dias úteis e da fase de implementação será de 120 (cento e vinte) dias úteis, prorrogáveis a critério do Defensor Público-Geral.

§ 3º. É de inteira responsabilidade da Unidade Executora responsável diligenciar para o cumprimento dos prazos previstos nesta Resolução.

Art. 6º. Caso o Plano tenha por objeto o atendimento a apontamento ou recomendação de órgão de controle externo, a este será dado imediato conhecimento da instauração do respectivo PPCI.

CAPÍTULO III

DA FASE DE PLANEJAMENTO OU DE APRESENTAÇÃO DO PLANO

Art. 7º. A fase de planejamento contempla a elaboração do Plano de Providências de Controle Interno pela Unidade Executora responsável até a colheita das assinaturas, devendo ser concluída em até 30 (trinta) dias úteis, se outro prazo não tiver sido assinalado pelo DPG.

§ 1º. O PPCI deverá ser elaborado pela Unidade Executora no prazo de até 15 (quinze) dias úteis, a contar da ciência da decisão, e, poderá ter o apoio da Unidade Executora corresponsável e da Unidade de Controle Interno.

§ 2º. Estabelecido o planejamento, a Unidade Executora encaminhará o PPCI à Unidade de Controle Interno, a qual terá o prazo de 05 (cinco) dias úteis para apresentar manifestação ao Defensor Público-Geral.

§ 3º. Havendo necessidade de adequações ao PPCI, a Unidade Executora terá o prazo de 05 (cinco) dias úteis, para realizar os ajustes necessários.

§ 4º. Findando a fase de planejamento do PPCI, serão colhidas as assinaturas da Unidade Executora, da Unidade de Controle Interno e do Defensor Público-Geral.

Art. 8º. Caberá a Unidade Executora, indicar ao menos um responsável para cada procedimento constante no PPCI, incluindo obrigatoriamente, o nome completo, matrícula, cargo e/ou função, bem como o prazo a ser cumprido.

Art. 9º. O Plano de Providências de Controle Interno (PPCI/DPE/MT) observará o formato constante no Anexo Único desta Resolução e terá como campos a serem preenchidos:

I - inconformidades detectadas;

II - causas das inconformidades apontadas pelo controle interno, órgãos de controle externo ou outro setor/agente público;

III - causas das inconformidades constatadas pelo setor responsável ao se inteirar da situação;

IV - providências recomendadas;

V - responsáveis pela execução do PPCI, com respectivos cargos e matrículas;

VI - medidas e procedimentos adotados pelo responsável pelo PPCI para implementar a providência recomendada;

VII - prazo de conclusão por medida e do PPCI;

VIII - unidade responsável e seu respectivo chefe;

IX - numeração do PPCI no seguinte modelo: PPCI/DPE/MT/UNIDADE RESPONSÁVEL/ANO;

X - Situação do PPCI, dentre as seguintes:

a) em desenvolvimento: para PPCI instaurados e não concluídos;

b) implementado: para PPCI concluído com êxito;

c) prejudicado: para PPCI instaurado e frustrado.

XI - documento, ou seja, o procedimento do qual o PPCI é resultado.

Parágrafo único - caso o modelo sufragado no Anexo Único desta Resolução revelar-se insuficiente em face da quantidade de informações a serem consignadas, poderá o PPCI ser registrado em outro formato, que será estabelecido a critério do DPG.

CAPÍTULO IV

FASE DE IMPLEMENTAÇÃO

Art. 10. A fase de implementação contempla o cumprimento efetivo do Plano de Providências de Controle Interno pela Unidade Executora, por meio da adoção e execução das medidas e diligências já estabelecidas, encerrando-se com a decisão final do (a) DPG.

Parágrafo único.  A fase de implementação deve ser concluída em até 120 (cento e vinte) dias úteis, se outro prazo não tiver sido assinalado pelo (a) DPG.

Art. 11. O PPCI deverá ser executado pela Unidade Executora responsável, com apoio e sob a coordenação da Unidade de Controle Interno.

§1º. Outras Unidades Executoras poderão ser instadas a participar da execução do PPCI.

§ 2º. É de inteira responsabilidade do Gestor da Unidade Executora responsável, garantir a plena execução das providências implementadas no PPCI, bem como manter atualizados os registros pertinentes, à medida que adotar as respectivas providências, bem como o cumprimento dos prazos estabelecidos nessa fase.

§ 3º. Fica estabelecido o prazo de 05 (cinco) dias úteis para cumprimento das providências de mero expediente e 15 (quinze) dias úteis para informes com ou sem caráter técnico ou jurídico, quando não estabelecido prazo para produção do ato.

CAPÍTULO V

DA FASE DE CONCLUSÃO

Art.12. A fase de conclusão contempla a avaliação realizada pela Unidade de Controle Interno, do cumprimento efetivo das medidas adotadas no Plano de Providências de Controle Interno.

Art. 13. Finalizado o PPCI, a Unidade Executora responsável encaminhará à Unidade de Controle Interno o relatório conclusivo, contendo informações sobre as providências implementadas e demonstrando os resultados alcançados, as dificuldades experimentadas e as justificativas para eventuais adequações ou substituições ao plano original.

Art. 14. A Unidade de Controle interno elaborará Parecer Técnico, que abordará, além do que entender pertinente:

a) se o PPCI foi cumprido tempestivamente;

b) se a inconformidade aparenta ter sido solucionada;

c) se a solução se deu mediante implementação das providências planejadas.

§1º. A resposta tratada no parágrafo anterior adstringir-se-á às providências executadas no PPCI e sua consequente avaliação, em caráter institucional, não compreendendo a defesa de irregularidades eventualmente imputadas a agentes públicos.

§2º. Elaborada a resposta conclusiva pela Unidade de Controle Interno, sua respectiva minuta será submetida à apreciação do Defensor Público-Geral, que tomará as medidas destinadas à sua remessa ao respectivo órgão de controle externo, conforme necessidade ou à Unidade Executora responsável.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Os casos omissos serão sanados pelo Defensor Público-Geral.

Art. 16. As atribuições conferidas ao Defensor Público-Geral na presente Resolução são delegáveis aos Subdefensores Públicos-Gerais, mediante portaria.

Art. 17. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Instrução Normativa nº 005/2018/DPG e disposições contrárias

Cuiabá, 26 de maio de 2023.

MARIA LUZIANE RIBEIRO DE CASTRO

Defensora Pública-Geral do Estado de Mato Grosso

ANEXO ÚNICO - MODELO

PLANO DE PROVIDÊNCIA DE CONTROLE INTERNO

PPCI/DPE/MT (SITUAÇÃO) Nº

UNIDADE EXECUTORA RESPONSÁVEL:

UNIDADE EXECUTORA CORRESPONSÁVEL:

ÓRGÃO DE CONTROLE:

DOCUMENTO:

INCONFORMIDADES

DETECTADAS

CAUSAS DAS

INCONFORMIDADES

APONTADAS

PELO CONTROLE

INTERNO, ÓRGÃO

DE CONTROLE

EXTERNO OU

OUTRO SETOR

CAUSAS

DETECTADAS

PELOS

RESPONSÁVEIS

PELA EXECUÇÃO

DO PPCI

PROVIDÊNCIAS

RECOMENDADAS

(O QUE FAZER)

RESPONSÁVEIS

(QUEM IRÁ FAZER)

MEDIDAS E

PROCEDIMENTOS

ADOTADOS PELO

RESPONSÁVEL

(COMO FAZER)

PRAZOS

OBSERVAÇÕES

Data:

Unidade Executora responsável:

Unidade Executora corresponsável:

Unidade de Controle Interno:

Defensor Público-Geral:

Carimbos e assinaturas

Observações: (O documento deve ser assinado por todos os responsáveis por sua elaboração ou pelos que deram causa e/ou que sanaram a irregularidade)

Em desenvolvimento, Implementado ou Prejudicado.

Unidade de Controle Interno ou Tribunal de Contas do Estado

Incluir nome, matrícula, cargo e/ou função, bem como o prazo a ser cumprido.

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